کنترل در مدیریت چیست؟ انواع روش های کنترل و نتایج آنها در فرآیندهای طراحی مجدد

موفقیت عملیات تجاری شما به توانایی نظارت و کنترل آنها بستگی دارد. تیم‌های یک سازمان بدون فرآیند کنترلی که به آنها امکان اندازه‌گیری و بهبود عملکردشان را می‌دهد، دچار مشکل می‌شوند. به همین دلیل با سنجش عملکرد و تعیین شاخص هایی برای کارکنان، بهره وری سازمان افزایش می یابد.

روند کنترل مدیریت افزایش طول عمر هر شرکتی ضروری است. هنگامی که وظایف کارمندان را کنترل می کنید و فرآیندهای کسب و کار خود را با نرم افزار مناسب کنترل می کنید، می توانید ببینید چه چیزی کار می کند و چه مشکلی دارد. سپس در صورت وجود خطا در عملکرد، دوباره فرآیندها را اصلاح کنید.

نرم افزار CRM این به شما کمک می کند عملکرد تیم فروش خود را اندازه گیری کنید. استفاده از این نرم افزار به شما این امکان را می دهد که بینش جامعی از گردش کار بازاریابی به دست آورید و با نظارت، گزارش و تجزیه و تحلیل داده های مشتری، کنترل امور را در دست بگیرید.

فرآیند کنترل در مدیریت کسب و کار چیست؟

کنترل در مدیریت کسب و کار فرآیندی است که در آن مدیران، عملیات کسب و کار آنها خودشان را تنظیم، اندازه گیری و اصلاح می کنند، سپس هزینه ها را کنترل و مدیریت می کنند. با استفاده از فرآیند کنترل، یک شرکت می تواند تغییرات در زنجیره تامین، تقاضای مشتری و سایر متغیرهایی را که بر درآمد سازمان تأثیر می گذارد، نظارت کند.

از طریق کنترل مدیریت، سازمان می تواند به طور دقیق تعیین کند که آیا برنامه ها و فعالیت ها در مسیر درست حرکت می کنند و آیا آنها به درستی اجرا می شوند یا خیر. اگر این برنامه ها جواب ندهند و شرکت را شکست دهند، می توانند فرآیندها را تغییر دهند و در مسیر رشد باقی بمانند.

5 مرحله کنترل در مدیریت فرآیند کسب و کار

شما نمی توانید نیروی کار خود را بدون کنترل فرآیند مدیریت کنید. یک روش کنترل فرآیند پنج مرحله ای وجود دارد که به شما کمک می کند فعالیت های تجاری خود را تنظیم، اندازه گیری و بهبود بخشید. برای کنترل فرآیندهایی که منجر به تحقق اهداف و برنامه های استراتژیک سازمان شما می شود، این پنج مرحله را دنبال کنید:

1. استانداردهای عملکرد را تنظیم کنید

باید استانداردها و دستورالعمل هایی برای کارکنان وجود داشته باشد تا به آنها در دستیابی به اهداف تجاری کمک کند. بدون چنین استانداردهایی امکان انحراف داوطلبانه یا غیرارادی از برنامه وجود دارد.

استانداردها مانند اهدافی هستند که به یک بخش خاص یا عضو تیم اختصاص داده می شوند. آنها باید با همکاری، کار گروهی و تلاش مشترک به این استانداردها دست یابند. اما برای اطمینان از رعایت این استانداردها، باید معیارهایی برای اندازه گیری آنها داشته باشید.

با تنظیم قوانین قابل اندازه گیری، می توانید بر عملکرد نظارت کرده و نتایج را ارزیابی کنید. این به مدیریت کمک می کند تا بداند فرآیندها در مسیر هستند یا نیاز به اصلاح دارند.

2. اندازه گیری عملکرد تیم

پس از تعیین استانداردها، امکان سنجش عملکرد وجود دارد. با اندازه‌گیری عملکرد، می‌توانید هر انحراف از برنامه را قبل از انحراف به سرعت دریافت و اصلاح کنید.

هنگام برخورد با استانداردهای ملموس که قابل مشاهده و شمارش هستند، اندازه گیری آسان تر است. اما عملکرد ناملموس در یک سازمان، مانند رضایت تیم، به سختی قابل اندازه‌گیری است، زیرا نمی‌توان آن را کمیت کرد.

یکی از راه های جبران این نقص، نگاه به عملکرد مدیر از منظر تیم است. نگرش تیم نسبت به کارشان چگونه است؟ روحیه بالاست؟ ارتباط بین تیم و مدیر چگونه است؟ آیا تیم به یکدیگر، به مدیر خود و به شرکت وفادار است؟

این معیارها با هم تصویری از عملکرد مدیر و تیم را ترسیم می کنند. با پاسخ دادن به این سؤالات، می توانید استانداردی را پیش بینی کنید که براساس آن می توان کارهایی که تیم ها انجام می دهند، عملکرد مورد انتظار آنها و موارد دیگر را اندازه گیری کرد. سپس داده ها را به طور منظم با گزارش های هفتگی، ماهانه، فصلی یا سالانه جمع آوری کنید. KPI ها را برای این کار تنظیم کنید.

من بیشتر می دانم: KPI یا شاخص عملکرد کلیدی چیست؟

3. مقایسه عملکرد واقعی در برابر عملکرد استاندارد

هنگامی که یک خط پایه از عملکرد تیم خود در تبلیغات، بازاریابی، فروش و غیره داشتید، می توانید عملکرد واقعی را با عملکرد برنامه ریزی شده مقایسه کنید و میزان انحراف را تعیین کنید. این واریانس (انحراف استاندارد) یا تفاوت بین عملکرد واقعی و اهداف نامیده می شود. نمودارهای عملکرد برای تجزیه و تحلیل استانداردها بسیار مفید هستند. در صورت وجود انحراف، می توانید فرآیندها را دوباره کار کنید.

نرم افزار CRM پیام گستر به شما این امکان را می دهد که نقاط عطف و نقاط عطف پروژه را تعیین کنید، بنابراین می توانید در یک نگاه متوجه شوید که آیا از زمان بندی جلوتر هستید یا عقب مانده اید.

4. تجزیه و تحلیل انحراف

تجزیه و تحلیل فرآیند شما را برای مرحله بعدی آماده می کند. هنگام تجزیه و تحلیل داده ها با استفاده از محدودیت ها و فیلترهای قابل قبول. اگر استانداردها رعایت نشود، مدیر باید تعیین کند که آیا به کنترل بیشتری نیاز است یا خیر. در برخی شرایط، امکان تغییر خود استاندارد وجود دارد.

اگر تفاوتی بین عملکرد برنامه ریزی شده و واقعی وجود داشته باشد، گام بعدی این است که بفهمیم چه چیزی و تا چه حد باعث آن شده است. در مرحله بعد، باید تعیین کنید که این انحراف چگونه بر تجارت تأثیر می گذارد. اگر فقط یک تفاوت کوچک است، احتمالاً نادیده گرفتن آن خوب است. اما اگر اختلاف مربوط به مسائل مهم است باید حل شود. یک ابزار مناسب تجزیه و تحلیل شکاف و انحراف می تواند در این فرآیند تصمیم گیری کمک کند.

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری پیام گستر دارای قابلیت تجزیه و تحلیل خودکار داده ها است که امکان تحلیل گرافیکی داشبوردهای مختلف را در مدت زمان کوتاهی فراهم می کند. با این ابزار می توانید تجزیه و تحلیل را در قالب گزارش های متعدد دریافت کنید و کارایی مدیریت خود را افزایش دهید. به این ترتیب، می توانید چندین گزارش از هر فرآیند یا عملکرد با فیلترهای مختلف در بازه های زمانی مختلف داشته باشید.

5. انجام اقدامات اصلاحی

پس از تجزیه و تحلیل انحراف و تعیین علت آن، مدیر باید برنامه ای ایجاد کند که از اقدامات اصلاحی، کنترل نقاط بحرانی و سایر ابزارها برای حل مشکل استفاده کند. این برای کاهش انحراف و اطمینان از انطباق با استاندارد است که ممکن است شامل تغییرات در فرآیندها یا رفتار باشد.

برای بهبود فرآیندها، می توانید نحوه انجام برخی از عملیات تجاری را تغییر دهید. با این حال، برخی از عملیات و توابع ممکن است قادر به تغییر نباشند و به منابع بیشتری نیاز داشته باشند. به عنوان مثال، استخدام افراد بیشتر برای یک تیم ممکن است راه حلی برای اصلاح انحرافی باشد که کشف کرده اید.

آخرین کلمه

کنترل در مدیریت برای موفقیت یک سازمان بسیار مهم است. پس از تنظیم برنامه ها و استانداردها، مدیریت باید یک سری مراحل را طی کند تا اطمینان حاصل شود که فرآیندها به درستی انجام می شوند. مراحل فرآیند کنترل را تقریباً برای هر کاربردی می توان دنبال کرد، مانند بهبود کیفیت محصول، کاهش ضایعات و افزایش فروش.

CRM این یک سیستم مدیریت کسب و کار است که می توانید از آن برای کنترل وظایف و نظارت بر عملکرد تیم استفاده کنید. این ابزار به مدیران کمک می کند تا تصمیمات دقیق تری بگیرند.

بیاموزید که چگونه نرم افزار CRM به شرکت ها کمک می کند تا از راه دور کار کنند؟ روی لینک کلیک کنید.

اندازه گیری عملکرد در دنیای واقعی با نرم افزار گزارش CRM پیام گستر دقیق تر است. در واقع داده های بلادرنگ را جمع آوری کرده و در داشبوردهای مختلف نمایش می دهد. گزارش ها راهی برای کاوش عمیق تر در داده ها هستند. تیم‌ها می‌توانند گزارش‌های وضعیت را برای به‌روزرسانی عملکرد خود هنگام تکمیل وظایف ارسال کنند و مدیران می‌توانند با استفاده از گزارش‌های مربوط به واریانس‌ها، حجم کاری، ضرب‌الاجل‌ها و موارد دیگر، بررسی کنند که اهداف سازمان چقدر برآورده شده‌اند.

منابع: