قوانین طلایی برای مدیریت زمان و برنامه ریزی حرفه ای


برای مدیریت زمان و برنامه ریزی موثر، باید کارهای متعددی را که پیش رو دارید اولویت بندی کنید تا بتوانید زمان و انرژی خود را روی کارهای مهم متمرکز کنید. اولویت بندی کلید مدیریت زمان برای جلوگیری از اتلاف وقت برای چیزهای کم اهمیت است.

اکثر مردم در تشخیص کارهای ضروری از مهم، زمانی که تعداد زیادی کار بر ما غلبه می کند، مشکل دارند. ما به فوریت های کوتاه مدت اجازه می دهیم ظالمانه بر ما حاکم شود و آنچه را که واقعاً برای رشد و توسعه بلندمدت ما مهم است، از دست می دهیم. در چنین شرایطی احساس رضایت تقریبا غیرممکن است.

اهداف

اهداف به شما کمک می‌کنند اولویت‌ها را شناسایی کرده و روی آن تمرکز کنید تا بتوانید تلاش‌های خود را روی آنچه واقعاً برایتان مهم است متمرکز کنید.
برای غلبه بر سردرگمی کارهای روزانه و تنظیم اولویت های خود، ابتدا باید خواسته واقعی زندگی را بشناسید.

نوشتن اهداف زندگی شما را مشخص و مشخص می کند. وقتی فقط اهداف را در ذهن خود نگه می دارید، به راحتی می توانید کارهایی را که به خودتان قول داده بودید را به تعویق بیندازید. “بیانیه مکتوب اهداف زندگی” بر این واقعیت تاکید دارد که زندگی و زمان شما محدود است و اگر می خواهید به اهداف خود برسید، باید فورا اقدام کنید. این به شما کمک می کند تلاش های خود را متمرکز کنید و انگیزه خود را حفظ کنید.

اگر در تلاش برای رسیدن به اهداف زیادی هستید، به احتمال زیاد آنقدر تلاش کمی انجام می دهید که به هیچ یک از اهداف خود نرسیده اید. همه اهداف به جز مهمترین اهداف را حذف کنید.

مشکلی که معمولا افراد هنگام انجام این تمرین با آن مواجه می شوند این است که تعداد علایق و خواسته های آنها به قدری زیاد است که هدف گذاری برای آنها دشوار است. مثل بچه بودن در یک کارخانه شکلات سازی است.
یک راه مفید برای مؤثرتر کردن اهدافتان، استفاده از نگرش «اهداف روشن» است. اطمینان حاصل کنید که هر یک از اهداف خود را دقیق، قابل دستیابی و وقت دارم خوب.

پنج هدفی را که برای شما مهم هستند انتخاب کنید. با خیال راحت هر پنج هدف زندگی را انتخاب کنید. شما اهداف دیگر را برای همیشه حذف نکرده اید، آنها فقط در حال حاضر اولویت اصلی نیستند.

برای مدیریت زمان و برنامه ریزی بهتر فعالیت های روزانه خود را به چند دسته تقسیم کنیم؟

بیشتر کارهایی که افراد در طول روز انجام می دهند با اهداف زندگی آنها همسو نیست. اما برای بازده کاری ایجاد ارتباط بین اهداف زندگی و کارهای روزانه بسیار مهم است.

در هر زمان می توانید در سه دسته کار مشغول شوید:
• سازمان
• اجرای وظایف از پیش تعیین شده
• واکنش به کارهای برنامه ریزی نشده

به کار خود با این سه دسته امتیاز دهید و سپس در مورد درست یا غلط بودن تعادل بین آنها نظر دهید. اگر زمان خیلی کمی را برای دسته دوم و زمان زیادی را برای دسته سوم صرف می کنید، اقدامات اصلاحی لازم است.

هدف ارزیابی فعالیت اطمینان از وجود تعادل مناسب بین وظایف روزانه و فعالیت های مفیدی است که شما را به سمت اهداف زندگی خود سوق می دهد. آیا فعالیت های روزانه شما را به سمت اهدافتان سوق می دهد؟

برای مرور فعالیت های روزانه خود وقت بگذارید: چه تعداد از آنها با اهداف شما همسو هستند؟ اگر پاسخ “نه زیاد” است، پس این یک هشدار مهم است.

برنامه زمانی ابزاری است که باید از آن برای اختصاص زمان به اولویت های خود و حذف موارد کمتر مهم استفاده کنید. نکته اصلی این است که در مورد حذف کارهایی که زمان انجام آنها را ندارید جدی باشید.

حتی اگر تمام اهداف و وظایف خود را برنامه ریزی کرده باشید، اگر نتوانید به هم ریختگی های قبلی را حذف کنید، در تشخیص آنها مشکل خواهید داشت. حواس پرتی هر چیزی است که حواس شما را پرت می کند و زمان، انرژی و فرصت ها را بدون ایجاد نتایج مشخص می گیرد.

کاری هست که باید دیروز انجام می دادی، اما به دلایلی این کار را نکردی، و هر چه روزها می گذرند، به آشفتگی تبدیل می شود که حل آن سخت تر و سخت تر می شود.

سردرگمی، سردرگمی از نظر فیزیکی و- می توان به نامه ها، یادداشت ها، گزارش ها، روزنامه ها، حساب ها و طرح ها اشاره کرد. اما هرج و مرج می تواند ذهنی باشید همچنین تمام افکار پراکنده در ذهن شما آشفتگی ذهنی است.

هر یک از ما می توانیم اطلاعاتی را در هر یک از آنها به خاطر بسپاریم. اگر توجه شما صرف یادآوری فعالیت های گذشته شود، نمی توانید روی کار فعلی تمرکز کنید. اگر تمام موارد را در ذهن خود بنویسید، تمرکز و کارایی خود را بهبود می بخشید تا بتوانید در زمان مناسب با آنها مقابله کنید. به این ترتیب، می‌دانید که همه چیز کجاست و چه زمانی باید اقداماتی انجام دهید.

هنگامی که در نهایت بتوانید حواس پرتی را از ذهن خود حذف کنید، ذهن شما از چسبیدن به اطلاعات بیهوده رها می شود و شما را آزاد می کند تا روی کارهای ارزشمند دیگر تمرکز کنید، از جمله دنبال کردن فعالیت های درجه یک که شما را به اهداف اولیه زندگی تان می رساند.

اگر متوجه شدید که اغلب حواس‌تان پرت می‌شود، همیشه یک دفترچه یادداشت همراه خود داشته باشید. هر وقت فکر آزاردهنده ای به ذهنتان می رسد، آن را یادداشت کنید و اگر فوری نیست فراموش کنید. هر زمان که برنامه خود را می نویسید به این دفترچه مراجعه کنید.

سازماندهی محیط شما تأثیر مهمی بر کارایی و بهره وری شما دارد، اما اغلب به عنوان جنبه ای از مدیریت زمان و برنامه ریزی نادیده گرفته می شود. وقتی تراکم بهم ریختگی شما زیاد است، سعی کنید حداقل هر روز زمانی را اختصاص دهید، این زمان زمان مرتب کردن محیط است. معمولاً حدود 15 دقیقه در روز برای مرتب کردن محیط کافی است. آن را مانند هر تعهد دیگری در سررسید خود یادداشت کنید و به آن توجه کنید.

ذهن شما به این معنی است که وجود شما را می توان با یک خانه مقایسه کرد. بنابراین اولین قدم ضروری این است که این خانه را از همه چیز پاک کنید، به جز مواردی که برای موفقیت لازم است. جان مک دونالد

بعد از اینکه تمام برنامه ریزی های خود را انجام دادید، نوبت به عمل می رسد، اما موانع ظاهر می شوند. برنامه به شما می گوید که چه کاری انجام دهید، اما نمی توانید آن را انجام دهید. چه چیزی شما را متوقف می کند؟

تنها موانعی که می توانند بر سر راه شما قرار گیرند، دیگران یا خودتان هستند. اگر اجازه دهید این موانع شما را از برنامه هایتان منحرف کند، هرگز به موفقیت زیادی نخواهید رسید. باید هدر دهندگان زمان را بشناسید و با آنها برخورد کنید.

گاهی اوقات موانع، شرایط بیرونی هستند که خود را بر برنامه شما تحمیل می کنند. اما گاهی اوقات ترس‌ها و اضطراب‌ها یا جنبه‌های شخصیتی شما مانع از پیشبرد برنامه‌هایتان می‌شوند.

بررسی منظم هفتگی دستاوردها و دستاوردها مفید خواهد بود. هر پنجشنبه برنامه خود را 20 دقیقه مرور کنید. از این زمان برای فکر کردن به کارهایی که در این هفته برنامه ریزی کرده اید استفاده کنید و سپس آنچه را که واقعا انجام داده اید مرور کنید:

• هر اقدامی را که در آن شکست خورده اید مرور کنید و بنویسید که چه چیزی شما را از انجام آنها باز داشته است.

• از خود بپرسید که آیا دلایل شما معتبر بوده است یا خیر.

• سعی کنید برنامه خود را با دقت بیشتری اندازه گیری کنید. شاید خیلی جاه طلبانه بود یا در این بین استراحت های زیادی انجام دادید.

• نتیجه گیری کنید و سپس اقدام مناسب را انجام دهید.

برترین دزدان زمان کدامند؟

در اینجا به برترین دزدان زمان که مانع تلاش‌های عملی می‌شوند نگاه می‌کنیم. اکثر موانع را می توان به سه گروه اصلی طبقه بندی کرد:

دخالت: دیگران زمان و توجه شما را می دزدند و شما را از مسیر خارج می کنند. وقفه بخشی از زندگی روزمره همه است. با این حال، زمانی که این وقفه ها بیش از حد زیاد شود، مشکلاتی ایجاد می شود. اگر وقفه های زیادی دارید، سعی کنید یک دفتر خاطرات از تمام جلسات، تماس های تلفنی و سایر موارد حواس پرتی در طول هفته داشته باشید. سپس بررسی کنید که این دزدها چه کسانی هستند.

کمال گرایی: یعنی یک وسواس ذهنی غیرعادی که تعیین زمان تکمیل کار را دشوار می کند. وسواس و کمال گرایی یک مانع نامرئی است، شما کاری را انجام می دهید و آن را به خوبی انجام می دهید، اما به دلیل کمال گرایی هرگز راضی نمی شوید و مدام در حال اصلاح آن هستید.

کارهایی را که بیش از حد اصرار دارید انجام دهید را بشناسید و برای آنها ضرب الاجل تعیین کنید. کارهای دیگر را بلافاصله بعد از آنها برنامه ریزی کنید تا مجبور باشید به حرکت ادامه دهید.

تاخیر انداختن: این به معنای به تعویق انداختن کارها است زیرا آنها دشوار و ناخوشایند به نظر می رسند. تنبیه به تعویق انداختن کار فقط مشکل را بدتر می کند، بنابراین سعی کنید به علت اصلی مشکل رسیدگی کنید. آجر به آجر، حتی پیچیده‌ترین طرح‌ها نیز اگر به یک سری کارهای کوچک تقسیم شوند، ساده‌تر و قابل کنترل‌تر می‌شوند. مانند ساختن یک دیوار، با تمرکز بر چیدمان هر آجر، تمام دیوار قبل از اینکه متوجه شوید تکمیل می شود.

آیا راهی برای استفاده موثرتر از زمان وجود دارد؟

هنگامی که برنامه ای تنظیم کردید، تکنیک های تقویت مثبت می تواند شما را برای انجام کار تشویق کند.

• با افرادی که اولویت ها و اهداف مشابهی دارند ارتباط برقرار کنید.
• اطراف خود را با پیشنهادهای مثبت و تقویت کننده احاطه کنید
• به خودتان پاداش دهید
• پیشرفت خود را ثبت کنید.

به احتمال زیاد یک کار خاص را به دلیل اینکه آن را دوست ندارید به تعویق می اندازید. اگر نمی توانید تفویض اختیار کنید، به این فکر کنید که اگر آن را به تعویق بیندازید یا اصلاً انجام ندهید، در آینده با چه چیزهایی از دست خواهید داد یا با آن مواجه خواهید شد. سپس تصمیم بگیرید که آیا مایل به پذیرش عواقب آن هستید یا خیر: مزایای انجام کاری را در مقابل ناخوشایند انجام ندادن آن بسنجید.

همه ما چرخه های انرژی طبیعی داریم که در طول روز می گذرد. این فراز و نشیب ها می تواند تاثیر زیادی بر عملکرد ما داشته باشد.

آیا چرخه های انرژی خود را می شناسید؟
اوج عملکرد شما صبح است یا بعد از ظهر؟

با این حال، همه نمی توانند زمان انجام برخی کارها را کنترل کنند، زیرا این کار باید زمانی انجام شود که انرژی کم است. در چنین مواردی استفاده از تقویت کننده های انرژی مفید است. به آنچه به شما انرژی می دهد فکر کنید و از آنها برای تقویت فوری استفاده کنید. آنچه برای افراد مختلف کار می کند متفاوت است، اما ممکن است بخواهید موارد زیر را امتحان کنید:

• حرکت کنید اگر مغزتان احساس می کند که نیاز به استراحت دارید، برخیزید و کاری را انجام دهید که نیاز به حرکت و استفاده از ماهیچه هایتان دارد.
• چیزی بخورید، یک غذای سبک بخورید یا یک فنجان قهوه بنوشید. این غذاها انرژی مورد نیاز شما را تامین می کنند.
• من در حال گوش دادن به موسیقی هستم. چند دقیقه از محل کار فاصله بگیرید و به موسیقی ای گوش دهید که برایتان آرامش بخش است.
• استراحت کنید. بیشتر مردم عجله انرژی ناشی از یک استراحت کوتاه را دست کم می گیرند. حداقل سه بار در روز پنج دقیقه استراحت کنید.

در نهایت، مهم است که ارزش واقعی زمان را درک کنید تا به هیچ وجه مایل به هدر دادن آن نباشید. فقط دانستن اینکه هر دقیقه وقت تلف شده چقدر ارزش دارد به شما کمک می کند تا بر این مانع غلبه کنید.

زمانی که ارزش زمان خود را بدانید، تمایل به استفاده موثرتر از آن خواهید داشت. درک صحیح ارزش زمان برای مدیریت زمان و برنامه ریزی خوب ضروری است. حذف یا تفویض وظایفی که ارزش کمتری نسبت به زمان شما دارند، مهم است.

منبع: مدیر خلاق

ادامه مطلب

نوشته‌های مشابه