فقط آنها را در تاریخ تولد یادداشت کنید!


من دوستی دارم که مدیر یک شرکت بزرگ و موفق است. او توضیح می دهد که در سال های جوانی در سازماندهی جلسات خود با مشکل مواجه بوده است. مثلاً روزی که قرار بود خواستگاری کند، جلسه مهمی را با مدیر یک شرکت معتبر ترتیب داد. از این رو تصمیم گرفت مهلتی تهیه کند و تمام تعهدات خود را در آن بنویسد.

اما این اصطلاح مشکلات جدیدی برای او ایجاد کرد. او تمام جلسات و برنامه های کاری خود را یادداشت کرد. از زمان صرف غذا و برنامه تلویزیونی مورد علاقه او گرفته تا جلسات کاری و شخصی. هر روز صبح، وقتی به فهرست طولانی کارها نگاه می کرد، احساس خستگی می کرد و گاهی اوقات وظایف مهمش در میان جلسات بی اهمیت گم می شد. اما او نتوانست قرار ملاقات خود را به تعویق بیندازد. به همین دلیل تصمیم گرفت در دوره خود فقط هفت مطلب بنویسد. او با این تکنیک اکنون می تواند زمان خود را به خوبی مدیریت کند.

اول، قرارهایی که زمان مشخصی دارند

جلساتی وجود دارد که به هیچ وجه نمی توانید زمان را تغییر دهید. به عنوان مثال، اگر قرار است با گروهی از همکاران خود در یک جلسه شرکت کنید، باید برنامه های بسیاری از افراد را تغییر دهید تا زمان جلسه تغییر کند. همچنین نمی توانید زمان مصاحبه های شغلی، شرکت در برنامه های تلویزیونی، بلیط هواپیما و قطار و … را تغییر دهید.

اما شاید بتوانید طرح خرید لباس را به زمان دیگری موکول کنید. اگر برنامه ثابت و بدون تغییر نیست، نیازی نیست آن را در تاریخ مقرر یا در برنامه تقویم خود یادداشت کنید. از نوشتن آن بپرهیزید، به خصوص اگر می خواهید کاری را خودتان انجام دهید و تغییر برنامه باعث ناراحتی کسی نمی شود. کارهایی هم هستند که برنامه زمانی ندارند. آنها را می توان امروز یا فردا انجام داد. بنابراین نیازی به زمان دقیق آنها ندارید.

دوم، زمان پرداخت

اکثر مردم سعی می کنند تا حد امکان پرداخت های خود را دیرتر انجام دهند. یعنی اگر 12 ماه بعد قبض سررسید باشد تا آن موقع قبض را نگه می دارند. این سیستم ممکن است مزایایی داشته باشد. اما اگر فراموش کردید چه زمانی باید پرداخت کنید؟ در برخی موارد، همین نظارت می تواند مشکلاتی را ایجاد کند و هزینه و زمان بیشتری نسبت به پرداخت زودهنگام داشته باشد. شاید مجبور باشید تمام روز را به مخابرات بروید یا با جریمه دیرکرد وجه ماشین را پرداخت کنید.

از طرف دیگر، اگر قرار است به کسی پول پرداخت کنید یا قبض را پرداخت کنید، بهتر است معطل نکنید. تأخیر در پرداخت می تواند به اعتبار شما به اندازه عدم پرداخت صدمه بزند. بنابراین اگر می خواهید نقدینگی خود را حفظ کنید و قبوض خود را به آخرین لحظه موکول کنید، بهتر است زمان و مبلغ را در سررسید یادداشت کنید. به این ترتیب می توانید پرداخت های فعلی خود را مدیریت کنید و با کسری مواجه نشوید.

سوم، رویدادهای مهم

اتفاقاتی هستند که بیشتر از چند بار در سال رخ نمی دهند. به عنوان مثال، اگر می خواهید در نمایشگاه یا سخنرانی که برایتان مهم است شرکت کنید، بهتر است آن را در تقویم خود یادداشت کنید.

همین نظارت می تواند مشکلاتی ایجاد کند و از نظر زمان و هزینه بیشتر از پرداخت زودهنگام هزینه کند.

معمولا زمان وقوع این اتفاقات مربوط به چند ماه بعد است و می توانید آن ها را کاملا فراموش کنید. اما اگر رویداد مهم در قرار شما مشخص شده باشد، برای آن روز قراری نمی گذارید یا حتی می توانید چند روز زودتر مرخصی بگیرید. در نتیجه برنامه ای را که برایتان مهم است به دلیل حواس پرتی های ناخواسته از دست نخواهید داد.

چهارم، کسانی که در معرض دید نیستند

اگر در محل کار باید کاری را انجام دهیم، بعید است که آن را فراموش کنیم. ممکن است به محض اینکه پشت میز خود بنشینیم به آن فکر کنیم یا یکی از همکارانمان موضوع را پیگیری کند. به خصوص اگر کارها از یک برنامه زمانی مشخص و تکراری پیروی کنند، نیازی به ثبت در موعد مقرر ندارند.

اما ممکن است به کسی قول کوچکی داده باشید که به راحتی قابل انجام است. با این حال قول خود را فراموش کنید زیرا این شخص جلوی چشم شما نیست. اگر قرار است هر روز برای کسی که نمی بینید تماس بگیرید یا کاری انجام دهید، بهتر است بنویسید. عناوینی مانند بد اخلاقی یا فراموشی می تواند به آینده حرفه ای شما آسیب برساند.

پنجم، برنامه ورزش و قرار پزشک

کار زیاد می تواند به پیشرفت حرفه ای و رسیدن به موقعیت های عالی منجر شود. اما ممکن است به دلیل کار زیاد، سلامتی خود را به خطر بیندازید. ساعات طولانی نشستن پشت میز، اضطراب در محل کار، غذا خوردن و کالری نسوزاندن و کم خوابی می تواند باعث بیماری و ناتوانی های جسمی و ذهنی شود.

بنابراین سعی کنید رفتن به باشگاه یا دکتر را به اندازه جلسات کاری خود مهم کنید. اجازه ندهید یک برنامه شلوغ باعث شود که یک قرار دندانپزشکی را به تعویق بیندازید. وقتی مشکل دندانی شما به یک مشکل تبدیل می شود، ممکن است چیزی واقعاً مهم داشته باشید که نمی توان آن را لغو کرد یا به تعویق انداخت.

ششم، خانواده!

در ابتدای مقاله در مورد یکی از دوستانم گفتم که ایده اصلی این مقاله از او گرفته شده است. یکی از مهم ترین بخش های بلوغ او مربوط به خانواده اش است. آنقدر مهم است که از یک خودکار رنگی دیگر برای نوشتن برنامه های خانوادگی استفاده می کند.

اجازه ندهید زمانی که برای فرزندان، همسر یا اقوام خود در نظر گرفته اید صرف کار شود. در غیر این صورت، مشکلاتی که با آن روبرو می شوید می تواند به کسب و کار شما آسیب برساند و تمام ساعاتی را که در جلسات اضافه کاری و پشت سر هم صرف کرده اید تلف کند.

هفتم، قسمت های خالی!

لازم نیست تمام صفحاتی را که باید پر کنید. برخی از قسمت ها را خالی بگذارید. شما باید زمانی برای استراحت، پیاده‌روی، انجام کارهای شخصی، مطالعه یا حتی ساعت‌ها «هیچ کاری نکنید» داشته باشید. در این زمان های بیکار است که ایده های جدید و موقعیت های جدید به ذهن شما خطور می کند و می توانید زندگی خود را بر این اساس تغییر دهید.

اگر تمام وقت خود را پر می کنید، باید مسیر زندگی خود را مانند امروز ادامه دهید. نه فرد جدیدی را ملاقات خواهید کرد، نه خبری که در آن احتمالات پنهانی وجود دارد، نه از مرز علم و فناوری آگاه خواهید شد، نه از کتاب های جدید مطلع خواهید شد و نه در یک کلام، یخ زده خواهید شد. در گذشته شما اگر قرارهای خود را با نام افراد ضبط می کنید، ممکن است ایده خوبی باشد که در این قسمت با خودتان قرار ملاقات بگذارید و به آن پایبند باشید.

نوشته‌های مشابه