سیستم سازی در کسب و کار چیست و فرآیندهای سیستماتیک چگونه به بهره وری سازمان کمک می کنند؟


سیستم سازی به معنای بهینه سازی اجزای یک سازمان برای عملکرد بهتر است. در واقع همه فعالیت های تجاری به این ترتیب ثبت می شود تا کارمندان بتوانند بر اساس آنها کسب و کار را انجام دهند. همچنین از ابزار و تجهیزات حرفه ای تری استفاده کنید تا فرآیندهای سازمان بهتر انجام شود.

پلتفرم‌های ساخت سیستم نرم‌افزاری هستند که به شما کمک می‌کنند مطمئن شوید که سیستم‌هایتان درست هستند و به‌طور خودکار به شما اطلاع می‌دهند تا به‌روزرسانی کنید. استفاده از پلتفرم های ساخت سیستم به شما رویکردی جامع برای مدیریت سیستم ها و فرآیندهای کسب و کارتان می دهد.

هدف از سیستم سازی در سازمان چیست؟

هدف سیستم سازی ایجاد کارایی و کیفیت خدمات بهتر برای مشتریان و کارمندان است که به شما این امکان را می دهد تا به راحتی برنامه خود را بسته به استراتژی کسب و کار خود در لحظه تغییر دهید.

هنگامی که یک کسب و کار سیستماتیک را اداره می کنید، می توانید زمان خود را صرف چگونگی کار کنید کسب و کار خودتان را وقف کنید، نه اینکه زمان زیادی را به اجرای فعالیت ها اختصاص داده باشید. این به شما کمک می کند تا کارایی را افزایش دهید و مدیریت پروژه های خود را ساده کنید.

چگونه با سیستم سازی و اتوماسیون کسب و کار خود را متحول کنیم؟

بیشتر کارآفرینان کارهای زیادی برای انجام دادن دارند و زمان بسیار کمی برای انجام آنها دارند، به همین دلیل است که ایجاد یک سیستم در تجارت بسیار مهم است. با ساده‌سازی عملیات خود و ایجاد گردش‌های کاری خودکار، زمان بیشتری برای صرف وظایف مهم‌تر سازمانتان به جای کارهای تکراری روزانه خواهید داشت.

در ادامه بخوانید :   برن سات و همسرش | حاشیه های جنجالی زندگی دو سلبریتی معروف ترکیه ای

ایجاد سیستم ها می تواند نحوه اداره یک کسب و کار را کاملا متحول کند. از ساده سازی جذب مشتری از ارسال خودکار خبرنامه های ایمیل گرفته تا مدیریت رسانه های اجتماعی یک شرکت، همه اینها فرآیندهایی هستند که می توانید آنها را ساده کنید. سیستم سازی کسب و کار علاوه بر صرفه جویی در زمان، به سازماندهی بهتر و افزایش بهره وری کارکنان کمک می کند.

فرآیندهای ایده آل برای سیستم سازی

به عنوان یک قاعده کلی، کارهایی که تکراری یا سنگین هستند، وظایفی ایده آل برای سیستماتیک هستند. این وظایف ممکن است شامل موارد زیر باشد:

5 دلیل برای سیستماتیک کردن فرآیندهای کسب و کار

تقریباً هر جنبه ای از تجارت شما می تواند از ایجاد یک سیستم ساده سازی سود ببرد. اولین قدم این است که تعیین کنید کدام کارها یا مشکلات باید از طریق یک فرآیند کارآمد ساده شوند.

به عنوان مثال، به دلیل خطاهای مکرر وارد کردن داده ها در نرم افزار، اطلاعات و مشخصات مهم مشتری به همه بخش ها نمی رسد و باعث ایجاد خطا در ارتباطات، تولید یا خدمات می شود. به همین دلیل، مدیریت تصمیم گرفت تا فرآیند ورودی اطلاعات را بهتر سازماندهی کند و آن را سیستماتیک کند.

دلایلی که چرا باید از فرآیندهای سیستماتیک در سازمان خود استفاده کنید:

1- اطلاعات شغلی را حفظ کنید

اغلب اوقات، یک کارمند کار خود را ترک می کند و جایگزین های او در مورد چگونگی انجام کار با مشکل مواجه می شوند. اتوماسیون فرآیند به حفظ اطلاعات کمک می کند. شرکت ها با نادیده گرفتن نیاز به سیستماتیک کردن فرآیندهای تجاری در معرض خطر فرسایش دانش و از دست دادن منابع ارزشمند شرکت قرار دارند.

در ادامه بخوانید :   اسیکل بدون سرمایه گذاری

2- کارایی را بهبود می بخشد

هنگامی که یک کارمند نیاز به یافتن پاسخی برای یک سوال مربوط به کار دارد، می تواند به سرعت به اطلاعات سیستم دسترسی پیدا کند. این امر به ویژه در شرایطی که کارمندان با وظایف مبهم و غیرعادی مواجه می شوند که ممکن است به یاد نداشته باشند چگونه از عهده آن برآیند، صادق است.

3- موجب ثبات می شود

جمع آوری اطلاعات فرآیند در یک سیستم قابل اعتماد تضمین می کند که همه کارکنان با اطلاعات مشابهی کار می کنند که به وضوح بیان شده است. آنها به درک خود از نحوه عملکرد یک فرآیند متکی نیستند. همچنین از کار با دستورالعمل های قدیمی که می تواند منجر به خطاهای عملیاتی شود، اجتناب می کند.

4- همکاری تیمی را افزایش می دهد

اعضای تیم فرآیند بهتر می توانند در مورد مسائل همکاری کنند زیرا همه با آخرین اطلاعات به روز هستند. این باعث صرفه جویی در زمان و بهبود کار تیمی می شود تا کارمندان بتوانند بررسی ها و تغییرات فرآیند را سریعتر اجرا کنند.

5- بهبود فرآیند را تسهیل می کند

سیستماتیک کردن فرآیندهای کسب و کار به مدیران این امکان را می دهد که آمادگی بیشتری برای ایجاد فرآیندهای پیگیری و ارزیابی آسان وظایف در حال انجام داشته باشند. مدیران همچنین می توانند وظایف بیشتری را به کارکنان محول کنند زیرا فعالیت ها و رویه ها در یک سیستم استاندارد سازماندهی شده اند.

گام هایی که برای نظام سازی در سازمان ها باید برداشته شود

برای موفقیت فرآیند سیستم سازی، مراحل آن باید به خوبی دنبال شود. ابتدا هدف سیستم را مشخص کنید و سپس تغییراتی را اعمال کنید. برای این کار باید از ابزارها و عناصری استفاده کنید که کار شما را تسهیل می کند. BPMS ابزاری مناسب برای سیستم سازی در کسب و کار است. تفاوت های سیستم ERP و BPMS را می دانید؟ روی لینک کلیک کنید.

در ادامه بخوانید :   دومین جلسه دادگاه رسیدگی به پرونده صرافی کریپتولند برگزار شد

مراحل مورد نیاز برای سیستم سازی در سازمان شامل موارد زیر است:

  • تعریف ارزش های سازمان
  • تعیین اهداف تجاری
  • فرآیندهای موجود را کشف کنید
  • مدل سازی فرآیندهای جاری
  • فرآیندهای در حال اجرا را بازیابی کنید
  • تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندهای جاری
  • پیاده سازی سیستم ها و فرآیندها
  • نظارت و کنترل سیستم ها و فرآیندها

آخرین کلمه

این روزها توجه بیشتری به سیستم سازی توسط کارآفرینان و صاحبان مشاغل می شود. زیرا در دنیای رقابتی امروز این فرآیند برای سازمان ها ضروری است. در واقع به مدیران این امکان را می دهد که به جای پرداختن به مشکلات روزمره و وقت گیر بر روی اهداف اصلی کسب و کار خود تمرکز کنند تا فرصت بیشتری برای توسعه و رشد کسب و کار خود داشته باشند.

منابع:

نوشته‌های مشابه