تفاوت بین اتوماسیون اداری و Bpms (کدامیک را انتخاب کنید) – نماد


در راستای رشد سریع کسب و کار، نیاز به فرآیندهای کارآمد و بهینه بر این اساس افزایش می یابد. ممکن است پایبندی به روش‌های قدیمی و سنتی اداره یک کسب‌وکار ساده‌تر و ارزان‌تر به نظر برسد، اما در واقعیت، این روش‌ها به بهره‌وری و بودجه کسب‌وکار آسیب می‌زند.

بیایید اینگونه شروع کنیم: همه چیز با یک گردش کار شروع می شود. یک سازمان تنها زمانی می تواند به طور موثر عمل کند که چندین گردش کار را به درستی مدیریت، نظارت و اجرا کند. سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) و اتوماسیون اداری دو رویکردی هستند که توسط سازمان ها برای ساده سازی و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرند. اگرچه این اصطلاحات اغلب به جای یکدیگر استفاده می شوند، اما معانی متفاوتی دارند و اهداف و استراتژی های اجرایی متفاوتی را دنبال می کنند.

در این مقاله، تفاوت های اصلی بین اتوماسیون اداری و BPMS و رویکرد هر کدام را بررسی خواهیم کرد.

معرفی نرم افزار اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری چیست؟ مجموعه ای از ابزارها متشکل از نرم افزار و برنامه های کامپیوتری است که برای انجام کارهای تکراری، ساده سازی و خودکارسازی وظایف و فرآیندهای معمول طراحی شده اند. اکثر سازمان ها از اتوماسیون اداری برای بهبود کارایی، کاهش خطاها و افزایش بهره وری انسانی استفاده می کنند که به موجب آن یک فرآیند با کمترین مداخله انسانی انجام می شود.

کاربرد اتوماسیون اداری در سازمان ها

امروزه اتوماسیون اداری به طور گسترده به عنوان اصطلاحی شناخته می شود که نه تنها به مکانیزه کردن وظایف، بلکه به تبدیل اطلاعات به شکل الکترونیکی نیز اشاره دارد. هدف از سیستم اتوماسیون اداری بهبود کارایی و افزایش بهره وری کارکنان اداری است. از جمله فعالیت های اصلی الف نرم افزار اتوماسیون اداریانتقال الکترونیکی داده ها و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیکی.

مزایا و مزایای استفاده از اتوماسیون اداری

پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری طیف وسیعی از مزایای را به سازمان ها ارائه می دهد. نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند با خودکارسازی وظایف فردی در زمان و هزینه سازمان صرفه جویی کند. از مزایای استفاده از این سیستم می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  1. تبدیل سازمان به یک سازمان تقریباً بدون کاغذ و کاملا دیجیتال
  2. ایجاد امنیت بیشتر در گردش کار و فرآیندها
  3. به جای صرف وقت برای کارهای تکراری، بیشتر روی چیزهای مهم تمرکز کنید
  4. سازماندهی هدفمند منابع سازمان
  5. کاهش هزینه به دلیل استفاده کمتر از ورق کاغذ، کارتریج و استهلاک پرینترها و اسکنرها
  6. زیست محیطی
  7. با خودکار کردن کارهای دستی روزمره و خسته کننده، رضایت کارکنان را افزایش دهید
  8. گسترش فرهنگ نوآورانه
  9. بهبود سلسله مراتب اداری و ارتباط آسانتر و سریعتر بین اعضای سازمان

معرفی نرم افزار Bpms (سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار)

BPMS چیست؟ این ابزاری است که به تجزیه و تحلیل، مدل سازی، پیاده سازی و نظارت بر فرآیندهای کسب و کار کمک می کند. یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، تنگناها و ناکارآمدی‌ها را در فرآیندها شناسایی می‌کند و بهینه‌سازی و ساده‌سازی فرآیندها را برای افزایش کارایی ممکن می‌سازد.

کاربردهای نرم افزار BPMS در سازمان ها

تمرکز اصلی BPMS شناسایی تنگناها و آسیب‌پذیری‌ها در نحوه انجام فرآیندهای روزانه است که هزینه و زمان کسب‌وکار را به همراه دارد. نرم افزار BPMS زیرساختی ایجاد می کند که چابکی، انعطاف پذیری، مقیاس پذیری و سازگاری کسب و کار را ارتقا می دهد.
همه این فرآیندها، زمانی که با روش های قدیمی مدیریت می شوند، درک اینکه هر فرآیند به کدام مرحله تعلق دارد آسان نیست. BPMS به سازمان ها کمک می کند تا با افزایش کارایی و اثربخشی فرآیندهای تجاری خود، بهره وری خود را بهینه کنند.

مزایا و مزایای استفاده از BPMS

مزیت کلیدی نرم افزار BPMS این است که کاربران آن این فرصت را دارند که با استفاده از ابزارهای ساده، نقش فعالی در بهبود فرآیندهای کسب و کار ایفا کنند. علاوه بر این، به طور کلی، راه اندازی BPMS مزایای زیر را به همراه دارد:

  1. با خودکارسازی وظایف، کارایی و بهره وری فرآیند را افزایش می دهد.
  2. با حذف مراحل اضافی، زمان اجرای فرآیند را کاهش می دهد.
  3. چابکی و انعطاف پذیری فرآیندهای تجاری را بهبود می بخشد.
  4. نظارت بر فرآیندهای تجاری را تقویت می کند.
  5. با کاهش هزینه ها باعث افزایش سودآوری می شود.
  6. امنیت داده‌های فرآیند را با ارائه دسترسی نقش بهبود می‌بخشد.

تفاوت بین اتوماسیون اداری و BPMS در ماهیت و عملکرد

اتوماسیون معمولاً فقط شامل تصمیم گیری خودکار است و اغلب به کارهای استاندارد و تکراری محدود می شود. در حالت ایده آل، کارهایی که تکراری هستند و نتایج قابل پیش بینی تولید می کنند و به هوش انسانی نیاز ندارند برای اتوماسیون اداری مناسب هستند، اما BPMS می تواند این شامل تصمیم گیری انسانی است.

BPMS طیف گسترده ای از قابلیت ها را ارائه می دهد که به شما کمک می کند کل چرخه عمر فرآیند را از برنامه ریزی تا اجرا و بهینه سازی مدیریت کنید. هنگامی که مراحل اضافی در یک فرآیند حذف می شوند، آنچه باقی می ماند فرآیندی است که به طور بهینه کار می کند. این همان کاری است که BPMS با فرآیندهای تجاری انجام می دهد.

BPMS بر اجرای فرآیندها مطابق با قوانین خاص سازمان شما تمرکز دارد، در حالی که اتوماسیوناین فقط کارهای تکراری را برای کاهش خطای انسانی و صرفه جویی در زمان ساده می کند.

BPMS تلاش برای بهبود عملکرد کلی کسب و کار، بهینه سازی فرآیندها و دستیابی به اهداف بلند مدت است اتوماسیون; این امر با افزایش کارایی، کاهش خطاها و بهبود سرعت در عملیات روزانه همراه است.

تفاوت بین اجرا و اجرا

اتوماسیون اداری معمولاً به عنوان یک راه حل مستقل بدون نیاز به ادغام با سایر سیستم هایی که یک فرآیند یا گردش کار خاص را خودکار می کنند، پیاده سازی می شود. اما BPMS اغلب نیاز به ادغام با سیستم ها و فناوری های دیگر مانند ERP یا CRM برای بهینه سازی فرآیندها دارد.
در مقایسه با BPMS، پیاده‌سازی سیستم‌های اتوماسیون اداری معمولاً سریع‌تر و ارزان‌تر است و نیازی به هماهنگی زیادی بین بخش‌های مختلف ندارد. اگرچه BPMS معمولاً شامل سرمایه گذاری بیشتر در زمان، هزینه و منابع است، اما مزایای بیشتری از نظر صرفه جویی در هزینه، کارایی و انعطاف پذیری ارائه می دهد.
در نهایت، پیاده سازی BPMS شامل مراحل مختلفی از جمله مدل سازی فرآیند، طراحی، پیاده سازی، نظارت و بهینه سازی است. اما اتوماسیون اداری شامل مراحل کمتری مانند شناسایی فرآیند، آزمایش و پیاده سازی است.

انتخاب بهترین راه حل (اتوماسیون اداری یا BPMS)

هم BPMS و هم اتوماسیون اداری ابزارهای قدرتمندی هستند که می توانند به کسب و کارها در ساده سازی عملیات، افزایش کارایی و کاهش خطاها کمک کنند. در حالی که BPMS برای فرآیندهای پیچیده و با حجم بالا مناسب است، اتوماسیون اداری برای فرآیندهای معمول و تکراری مناسب است. انتخاب رویکرد مناسب به نیازهای خاص کسب و کار شما، فرآیندهایی که می خواهید بهینه سازی کنید و منابعی که در دسترس دارید بستگی دارد.

نتیجه

هم BPMS و هم اتوماسیون اداری ابزارهای قدرتمندی هستند که به کسب و کارها کمک می کنند تا گردش کار خود را بهینه کنند، کارایی را افزایش دهند و خطاها را کاهش دهند.
خوشبختانه، با ظهور پلتفرم‌های یکپارچه‌سازی، کسب‌وکارها اکنون می‌توانند راه‌حل‌های اتوماسیون اداری و BPMS را در یک واحد ادغام کنند. نرم افزار یکپارچه و یکپارچه سازی موثر و فراهم آوردن فرصت های جدید برای بهینه سازی فرآیند.

نوشته‌های مشابه