اتوماسیون اداری چیست؟ صفر تا صد مزایا و برنامه های کاربردی – نماد


برای اینکه بدانید منظور از اتوماسیون اداری چیست؟ باید گفت که تاریخ مدرن اتوماسیون اداری با ماشین‌های تحریر و کپی که کار دستی را مکانیزه می‌کنند آغاز می‌شود. اما در عصر امروز سیستم اتوماسیون اداری بیش از هر چیز به عنوان اصطلاحی معرفی شده است که جدای از مکانیزه شدن وظایف، به تبدیل اطلاعات به شکل الکترونیکی نیز اشاره دارد. در این مقاله صفر تا صد مزیت و کاربرد اتوماسیون اداری را بررسی می کنیم.

معرفی اتوماسیون اداری چیست؟

وظایف اداری، اگرچه برای مدیریت مؤثر یک سازمان حیاتی است، اما اغلب تکراری و خسته کننده هستند. اینجاست که اتوماسیون اداری به طور فزاینده ای محبوب می شود. اتوماسیون اداری راهی برای مقابله با کارهای خسته کننده و تکراری با کمک فناوری است. امروزه دیجیتالی شدن به بخشی جدایی ناپذیر از یک سازمان تبدیل شده است. اما مفهوم اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردها و مزایایی دارد؟

سیستم اتوماسیون اداری یک اصطلاح کلی که انواع مختلفی از سیستم‌ها و نرم‌افزارهای رایانه‌ای را توصیف می‌کند که برای جمع‌آوری، ذخیره، انتقال، تغییر و استفاده از اطلاعات اداری برای انجام وظایف به‌صورت دیجیتالی استفاده می‌شوند. اصولاً اتوماسیون اداری به مدیریت داده ها کمک می کند.

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری امکان انتقال داده ها را بدون دخالت انسان فراهم می کند. بنابراین از آنجایی که انسان ها از معادله خارج شده اند، خطر خطای دستی وجود ندارد. چیزی که زمانی با ماشین تحریر شروع می شد، اکنون به تعداد زیادی اتوماسیون و ابزار الکترونیکی تبدیل شده است که شیوه کار افراد را کاملاً متحول کرده است.

باید بدانید که دیجیتالی شدن و استفاده کامل از نرم افزار اتوماسیون اداری دو چیز متفاوت هستند. اتوماسیون اداری به استفاده از نرم افزار به عنوان یک سرویس (SaaS) برای خودکارسازی و ساده سازی وظایف و فرآیندهای اداری در یک محیط اداری یا کاری اشاره دارد. در نهایت، شما از ابزارهای اتوماسیون اداری برای بهبود کارایی، بهره وری و حتی مهمتر از آن، دقت در کارهای معمول اداری استفاده می کنید.
این شکل از نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌تواند طیف گسترده‌ای از فعالیت‌ها، از جمله پردازش متن، ورود داده‌ها، مدیریت اسناد، سیستم‌های ارتباطی، مدیریت برنامه‌ریزی و تقویم، ردیابی وظایف، مدیریت موجودی، حسابداری و عملکردهای مالی و مدیریت روابط با مشتری (CRM) را انجام دهد. )، برای مدیریت
سیستم اتوماسیون اداری به ادغام عملکردهای اداری مرتبط با مدیریت اطلاعات اشاره دارد. ذخیره سازی داده های خام، انتقال داده های الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیکی؛ فعالیت های اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری است.
در مرحله بعد اتوماسیون فرآیندها با ادغام با چندین سیستم و خودکارسازی آنها، فرآیندهای پیچیده تر و تکراری و چند مرحله ای را انجام می دهد. این سطح از اتوماسیون، فرآیندهای کسب و کار و فناوری اطلاعات را برای ثبات و شفافیت مدیریت می کند. فرآیند کاوی و اتوماسیون گردش کار و مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) نمونه هایی از اتوماسیون فرآیند هستند.
از طریق اتوماسیون فرآیند و اتوماسیون گردش کار، مدیریت فرآیند می تواند بر ارسال اطلاعات برای تایید و انتشار نظارت داشته باشد تا اطلاعات به جای متوقف شدن توسط یک کاربر واحد، به جریان خود ادامه دهند. در نهایت، پیشرفته ترین سطح اتوماسیون اداری چیست؟ اتوماسیون هوشمند که اتوماسیون اولیه را با قابلیت های هوش مصنوعی (AI) ترکیب می کند. این بدان معنی است که اتوماسیون ها می توانند به طور مداوم “یاد بگیرند” و بر اساس داده هایی که در موقعیت های گذشته با آنها مواجه شده اند و تجزیه و تحلیل کرده اند، تصمیمات بهتری بگیرند.

برنامه های اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری تقریباً همه جنبه های بیشتر سازمان ها را تحت تأثیر قرار می دهد. اما به طور کلی، سه کاربرد اصلی برای سیستم اتوماسیون اداری وجود دارد:

  1. ذخیره سازی داده ها: اولین کاربرد اتوماسیون اداری ذخیره سازی اطلاعات است که به طور معمول شامل سوابق اداری و فرم های مختلف و اسناد اداری اولیه می باشد.
  2. تبادل اطلاعات: سیستم ها امکان تبادل اطلاعات را در زمان واقعی فراهم می کنند. پست الکترونیکی، پست صوتی و فکس نمونه هایی از برنامه های انتقال الکترونیکی هستند. ابزارهای نرم افزار اتوماسیون نیز در همین دسته قرار می گیرند زیرا به راحتی می توانید اطلاعات و گزارش ها را بین افراد به اشتراک بگذارید. مانند سیستم جلسه الکترونیکی که به شرکت کنندگان اجازه می دهد اطلاعات را در زمان واقعی در هر منطقه جغرافیایی تبادل کنند.
  3. مدیریت اطلاعات: البته اتوماسیون اداری باید امکان مدیریت آسان اطلاعات مربوط به بخش های مختلف را فراهم کند. برنامه های اتوماسیون اداری در این بخش اغلب برای ردیابی داده های کوتاه مدت و بلند مدت در زمینه های برنامه های مالی، برنامه های تخصیص نیروی کار، هزینه های بازاریابی، خرید موجودی و سایر جنبه های کسب و کار استفاده می شود.

مزایای اتوماسیون اداری

با وجود تمام سوالاتی که تاکنون مطرح شده است، اگر هنوز این سوال برای شما پیش می آید که اتوماسیون اداری چیست؟ اگر شک دارید، بهتر است مروری بر مزایای اتوماسیون اداری داشته باشید:

  1. کارهای دستی و کاغذبازی را حذف کنید
  2. کاهش خطاهای انسانی و دستی
  3. کاهش زمان پردازش برای تکمیل کار
  4. افزایش شفافیت و توانایی بهبود فرآیندها
  5. سرعت دسترسی به داده ها را افزایش دهید
  6. تصمیم گیری بهتر بر اساس داده های شفاف
  7. شناسایی تنگناها در گردش کار
  8. نظارت بر KPI
  9. افزایش رضایت کارکنان و بهبود ارتباطات
  10. صرفه جویی در زمان و بهبود بهره وری
  11. تجزیه و تحلیل و گزارش بر اساس شاخص های عملکرد
  12. پایگاه های داده را یکپارچه کنید و اطلاعات را در یک بستر امن متمرکز کنید
  13. هر مشکل احتمالی را به سرعت شناسایی کنید و راه حل های مناسب برای حل آنها ارائه دهید
  14. ارائه یک دید جامع از فرآیندهای جاری و گردش کار اداری
  15. فضای اضافی برای انجام چند کار ایجاد کنید

وظایف اتوماسیون اداری

حال علاوه بر درک اینکه اتوماسیون اداری چیست، می خواهیم وظایف آن را شرح دهیم. اتوماسیون یک فرآیند خودکار است که در آن وظایف با حداقل تلاش انسان انجام می شود. بسیاری از عناصر کسب و کار شما احتمالاً در حال حاضر دیجیتال هستند. اما چه تعداد از آنها واقعاً خودکار هستند؟ وظیفه اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری خودکارسازی جریان اطلاعات با حداقل دخالت انسان است. نرم افزار اتوماسیون اداری داده ها را بدون دخالت کاربر با دقت بالا و کمترین خطا به مقاصد تعیین شده منتقل می کند. نرم افزار اتوماسیون اداری مسئول کمک به سازمان ها برای جمع آوری، مدیریت و تجزیه و تحلیل داده ها با امنیت کامل برای انجام کارهای روزمره است.

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری با انجام درست کار، عملیات محل کار را بهبود و ساده می کند. خطاها محدود هستند، داده ها راحت تر سازماندهی می شوند، ارتباطات و بهره وری کلی بهبود می یابد.

در زیر مهمترین وظایف اتوماسیون اداری آورده شده است:

  • بهبود روابط با مشتری
  • بهبود کنترل مدیریت
  • ساده سازی عملیات و به حداقل رساندن خطاها در مدیریت داده ها
  • بهبود کیفیت نتایج از نظر ارائه و صرفه جویی در زمان برای پردازش داده ها

بخش های اتوماسیون اداری

اکثر مردم وقتی از آنها سوال می شود که اتوماسیون اداری چیست، آن را به سادگی به عنوان یک سیستم منشی می دانند. اما اتوماسیون اداری شامل زیرسیستم های مختلفی است، بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری باید حداقل موارد زیر را پوشش دهد:

  • اتاق پست: دبیرخانه یکی از مهمترین بخش‌های اتوماسیون اداری است که برای ساده‌سازی و خودکارسازی مدیریت نامه‌های دریافتی و ارسالی یک سازمان استفاده می‌شود. کار منشی ممکن است شامل وظایفی مانند شماره گذاری، ارسال، دریافت، مرتب سازی و طبقه بندی، بایگانی و توزیع مکاتبات باشد. دبیرخانه جریان ارتباطات را در سازمان بهبود می بخشد. علاوه بر این، به مدیران کمک می کند تا فعالیت های ارتباطی را ردیابی و نظارت کنند.
  • مکانیسم تولید فرم: Form Builder یک چارچوب پویا برای ساخت فرم است که به کاربران اجازه می‌دهد تا فرم‌های متنوعی را برای آزمایش‌ها، نظرسنجی‌ها، بازخوردها، گرفتن سرنخ، پرسشنامه‌ها و موارد دیگر از طریق کشیدن و رها کردن ایجاد کنند.
  • آرشیو اسناد: در اتوماسیون اداری، آرشیو الکترونیکی مکانی برای ذخیره اطلاعات دیجیتالی مانند فایل ها، فاکتورها، اسناد و مدارک دیگر است. برخلاف آرشیوهای آنالوگ، هم داده های بایگانی شده و هم محل ذخیره سازی ذاتا الکترونیکی هستند.
  • مدیریت جلسه: مدیریت جلسات در نرم افزار اتوماسیون اداری سیستمی از قوانین و فرآیندها برای برنامه ریزی، سازماندهی و اجرای جلسات است. این به مدیران کمک می کند تا اطمینان حاصل کنند که جلسات طبق برنامه ریزی و ایمن برگزار می شود.
  • کارتن: Cartable فضایی در اتوماسیون است که در آن همه کاربران در هر سطح مدیر، متخصص، کارمند و غیره. می تواند تمام اسناد در حال گردش در اتوماسیون اداری را مشاهده و ردیابی کند. مانند هر حروف، توابع، اسناد، رویدادها و غیره.
  • قرار ملاقات ها و یادآوری ها: بسیار مهم است که نرم افزار اتوماسیون اداری راه حل مناسبی برای ثبت فعالیت ها و تعهدات مهم سازمان داشته باشد. سیستم قرار و یادآوری اعلان‌هایی را درباره فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده آتی مانند بازدیدها، جلسات اداری و مهلت‌های فرم و غیره به کاربران ارسال می‌کند.
  • گردش خبرنگار: مکاتبات سیستمی است برای مدیریت فرآیندها و کارهای تکراری که با نظم خاصی انجام می شوند. جریان مکاتبات به فرآیندهای تجاری اجازه می دهد تا بدون هیچ گونه دخالت انسانی (به جز در نقاطی از فرآیند که نیاز به تأیید یا رد کاربر دارند) عمل کنند.

نتیجه:

اکنون که با صفر تا صد مزایا و کاربردهای اتوماسیون اداری آشنا شده ایم و می دانیم مفهوم اتوماسیون اداری چیست، بیش از پیش متوجه شده ایم که اهمیت سیستم های اتوماسیون اداری بسیار زیاد است. آنها در کاهش استفاده از نیروی انسانی برای انجام کارهای ساده یا تکراری و در بهبود ذخیره سازی داده ها (ذخیره حجم زیادی از اطلاعات در فضاهای کوچک) نقش دارند.

با محدود کردن سطح تجربه یا مهارت لازم برای انجام وظایفی که قبلاً پیچیده تلقی می شدند، فرصت های شغلی جدیدی را برای افراد بیشتری فراهم می کنند. سیستم های اتوماسیون اداری کاغذ کمتری مصرف می کنند و به کاهش هزینه های مالی کمک می کنند. به عنوان مثال، اتوماسیون اداری نیاز به نگهداری فایل های فیزیکی و استفاده بیش از حد از کاغذ را کاهش می دهد. علاوه بر این، کارمندان می توانند با کاهش زمان رفت و آمد و کاهش مسافرت های هوایی و خودرویی، از راه دور کار کنند و از فناوری برای کاهش انتشار گازهای گلخانه ای استفاده کنند.

با انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری، به تیم خود زمان و فضای بیشتری برای کار بر روی کارهای مهم تری بدهید که ارزش بالایی برای کسب و کار شما ایجاد می کند.

نوشته‌های مشابه