آشنایی با انواع اتوماسیون اداری (4 نوع) – ICON

آیا تا به حال به این فکر کرده اید که چگونه یک سازمان یا شرکت می تواند ارتباط موفقی بین کارکنان خود ایجاد کند؟ استفاده از انواع نرم افزارهای اتوماسیون اداری می تواند پاسخ مناسبی برای این سوال باشد. اما به راستی انواع اتوماسیون اداری چیست و ابزارهای مدرن برای بهینه سازی فرآیندهای سازمانی کدامند؟

اتوماسیون اداری اصطلاحی برای استفاده از ابزارهای تکنولوژیکی برای ارتباطات است. هدف این سیستم ایجاد ارتباط خوب و موثر بین کارکنان یک سازمان به منظور ارتقای بهره وری است.
اگر با این موضوع آشنایی ندارید، نگران نباشید. در این مقاله به جزئیات انواع اتوماسیون اداری، اهداف، مزایا و اهمیت آنها در سازمان می پردازیم.

تعریف اتوماسیون اداری و اهمیت آن

اتوماسیون اداری به عنوان یک فناوری تعریف می شود که به کاربران کمک می کند با استفاده از ابزارهای پیشرفته برای بهینه سازی فرآیندهای سازمانی از انجام کارهای تکراری اجتناب کنند. یک سیستم اتوماسیون سخت افزار کامپیوتر، نرم افزار و شبکه ها را برای ساده سازی فعالیت ها در یک سازمان ترکیب می کند. این عمل می تواند به بسیاری از فعالیت ها در سازمان مانند راه حل های منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری، فعالیت های بازاریابی و غیره کمک کند.
چندین مزیت وجود دارد که می توانیم با اجرای انواع مختلف اتوماسیون اداری به آنها دست یابیم. البته کسانی که از این روش استفاده کرده اند به خوبی از مزایای آن آگاه هستند.

• اتوماسیون اداری حجم کاری را کاهش می دهد:
  مزیت اصلی انواع اتوماسیون اداری این است که می توانند بار اضافی و غیر ضروری را از دوش سازمان ها بردارند. این سیستم به شما کمک می کند تا بدون نیاز به اضافه کاری، کار را به طور موثرتر و به موقع انجام دهید.
• اتوماسیون اداری داده ها را دقیقاً مدیریت می کند:
  دومین مزیت انواع اتوماسیون اداری مدیریت دقیق داده ها است. اتوماسیون با جمع‌آوری داده‌هایی مانند صورت‌حساب، تخصیص کار و سیستم‌های یادآوری، به مدیران اجازه می‌دهد تا به طور مؤثرتری بر تجارت خود نظارت کنند.
• اتوماسیون اداری قابلیت های چندوظیفه ای عالی را ارائه می دهد:
  یک سازمان به سادگی می تواند چندین کار و مسئولیت را به طور همزمان با استفاده از اشکال مختلف اتوماسیون اداری انجام دهد. سازمان ها می توانند از اتوماسیون های اداری مختلف برای مستندسازی مواردی مانند حضور و غیاب کارکنان، پردازش داده ها و سایر مسئولیت های انجام شده توسط کاربران استفاده کنند.
• با اتوماسیون اداری در زمان و هزینه سازمان صرفه جویی کنید:
  هر نوع اتوماسیون اداری به روش خاص خود می تواند به یک شرکت در صرفه جویی در زمان و هزینه کمک کند. این فناوری رویه هایی را که به زمان قابل توجهی برای اجرای یک فرآیند نیاز دارند، بهینه و خودکار می کند. کاهش نیاز به نسخه های چاپی و کاهش زمان و فضای بین سازمان ها از دیگر نمونه های این صرفه جویی است.

انواع اتوماسیون اداری

1) انتشارات الکترونیکی

سیستم های انتشارات الکترونیکی اولین دسته از اتوماسیون اداری هستند که شامل سرورها یا برنامه هایی است که به شما کمک می کند اسنادی ایجاد کنید که بسیار حرفه ای و جذاب به نظر می رسند. ابزار انتشار الکترونیکی در دراز مدت باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شود. سیستم های انتشار الکترونیکی معمولاً عبارتند از:

• پردازش کلمه:
  سیستم های پردازش کلمه، از جمله Microsoft Word و Google Docs، به کاربران اجازه می دهند اسناد و گزارش های مختلفی را ایجاد، ویرایش و مشاهده کنند. این سیستم ها به کاربران در نوشتن نامه، یادداشت، گزارش و حتی کتاب کمک می کنند.
• نشر رومیزی
  ابزارهای انتشار دسکتاپ به کاربران اجازه می دهد اسنادی را ایجاد کنند که حاوی گرافیک هستند. این ابزارها در صنعت انتشارات محبوب هستند زیرا به کاربران کمک می کنند تا مطالب بازاریابی حرفه ای مانند بروشور، جزوه یا بروشور ایجاد کنند.

2) ارتباطات الکترونیکی

نوع دیگری از اتوماسیون اداری، سیستم ارتباطات الکترونیکی است که از برخی ابزارها برای برقراری ارتباط با سایر سازمان ها استفاده می کند. این ابزارها عبارتند از ایمیل، پست صوتی و ویدئو کنفرانس.

احتمالاً از قبل می دانید ایمیل چیست. تقریباً هر کسب و کاری از ایمیل به عنوان روش اصلی ارتباط با مشتریان و سایر ذینفعان استفاده می کند. پست صوتی همچنین سیستمی است که به کاربران امکان می دهد پیام های صوتی را از طریق یک دستگاه الکترونیکی دریافت کنند که تفاوت چندانی با عملکرد پست صوتی تلفن همراه شما ندارد. در نهایت، ویدئو کنفرانس یکی از جدیدترین فناوری های اتوماسیون اداری است که از اینترنت پرسرعت استفاده می کند تا افراد بتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

3) همکاری الکترونیکی

همکاری الکترونیکی نوع دیگری از اتوماسیون اداری است که مشاغل برای بهبود ارتباطات از آن استفاده می کنند. و این کار را با استفاده از ابزارها، برنامه ها یا سیستم ها برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات با دیگران انجام می دهد.

مثلا: شما می توانید سایتی برای همکاری بهتر اعضای تیم خود در پروژه داشته باشید که در آن همه فایل ها ذخیره می شوند تا اعضای تیم شما بتوانند فورا به آنها دسترسی داشته باشند.
همچنین ملاقات آنلاین یکی دیگر از ویژگی های این سامانه است که افراد زیادی می توانند از طریق نمایشگرهای مجازی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. این فناوری به شما کمک می کند جلسات خود را از راه دور انجام دهید.

4) پردازش تصویر و ذخیره اسناد

فناوری‌های پردازش تصویر و ذخیره‌سازی اسناد به شما کمک می‌کنند اسناد را برای بازیابی آسان هر زمان که بخواهید سازماندهی و ذخیره کنید. علاوه بر این، ابزارهای مختلف تصویربرداری مانند اسکنر، دستگاه فکس و دستگاه کپی دیجیتال. می تواند تصاویر را به فرمت های دیگر تبدیل کند.

علاوه بر این، نرم افزار پشتیبان گیری از اسناد این راه حلی است که به شما امکان می دهد یک سند یا فایل را ذخیره کنید و بدون هیچ زحمتی آن را با سایر اعضای تیم به اشتراک بگذارید. سازمان‌هایی که همچنان به کاغذ یا فرآیندهای ذخیره‌سازی اسناد غیراستاندارد تکیه می‌کنند، با هزینه‌های گزاف، کاهش بهره‌وری، خطاهای پرهزینه و خطرات امنیتی مواجه خواهند شد.

انواع نرم افزار اتوماسیون اداری

انواع نرم‌افزار اتوماسیون اداری و ابزارهای پیشرفته برای بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی از طریق «اتوماتیک کردن» فرآیندهای تجاری خاص، حذف وظایف تکراری، کاهش ساعات از دست دادن کار اضافی و کمک به بهبود بهره‌وری کلی سازمان. به این دلایل و بسیاری از دلایل دیگر، سازمان های بیشتری به استفاده از انواع نرم افزارهای اتوماسیون اداری روی می آورند.

در اینجا به شرح چهار نوع نرم افزار اتوماسیون اداری می پردازیم.

1) نرم افزار اتوماسیون بازاریابی

بازاریابی یک فعالیت تجاری مهم است که می تواند زمان بر و پرهزینه باشد. شاید به همین دلیل است که یکی از مهمترین انواع نرم افزارهای اتوماسیون اداری، اتوماسیون بازاریابی است. از طریق ابزارهای نرم‌افزار اتوماسیون بازاریابی، سازمان‌ها در هر اندازه می‌توانند سرنخ‌های واجد شرایطی تولید کنند که آماده تعهد به فروش هستند. نرم افزار اتوماسیون بازاریابی نیز می تواند نقش مفیدی در اتوماسیون بازاریابی ایمیلی داشته باشد.

این ابزارها همچنین چارچوبی را برای کسب‌وکارها فراهم می‌کنند تا موفقیت کمپین‌های بازاریابی را هدف قرار دهند، بسازند، اجرا کنند و اندازه‌گیری کنند.
با خودکارسازی بازاریابی آنلاین و کمپین های تولید سرنخ، سازمان ها می توانند هزینه توسعه و اجرای این کمپین ها را کاهش دهند. این به نوبه خود به ایجاد بازگشت سرمایه قابل اندازه گیری (ROI) بالاتر برای هر یک از این کمپین ها کمک می کند.

2) نرم افزار اتوماسیون مالی و حسابداری

از انواع نرم افزارهای اتوماسیون اداری می توان به نرم افزارهای اتوماسیون مالی و حسابداری اشاره کرد که با خودکارسازی عملکردهای حسابداری، سازمان ها می توانند مدت زمان قابل توجهی در مطالبات، پرداختنی ها، صورتحساب، بایگانی داده ها و سایر فرآیندهای مالی که نیاز به مدیریت روزانه دارند. اساس یا هفتگی، مجله

همچنین می توانند نرم افزار اتوماسیون مالی و نرم افزار حسابداری استفاده برای فرآیندهای اصلی مانند مدیریت دفتر کل و مدیریت حساب بانکی. اتوماسیون یک فرآیند پیچیده را با حذف عناصر دستی از کار تیم حسابداری و انجام وظایف متعدد و تراکنشی ساده تر و قابل مدیریت تر می کند.
استفاده از یک سیستم خودکار برای این حوزه خاص از مدیریت مالی کسب و کار باعث صرفه جویی در هزینه و زمان و کاهش خطا می شود.

3) نرم افزار اتوماسیون فرآیند

یکی از کاربردی ترین انواع نرم افزارهای اتوماسیون اداری، اتوماسیون فرآیند است که به استفاده از فناوری برای خودکارسازی کارهای تکراری و دستی در فرآیندهای تجاری اشاره دارد. این شامل فناوری هایی مانند اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) یا پردازش هوشمند اسناد (IDP)، هماهنگی گردش کار، هوش مصنوعی (AI)، یکپارچه سازی سیستم و قوانین تجاری است. هدف اتوماسیون فرآیند کاهش نیاز به مداخله انسان در کارهای وقت گیر و معمول برای اجرای فرآیندهای کارآمدتر و موثرتر است.

4) نرم افزار اتوماسیون منابع انسانی

نرم افزار اتوماسیون منابع انسانی نوع دیگری از نرم افزارهای اتوماسیون اداری است که برای شرکت هایی که فرآیند استخدام برای آنها دغدغه مهمی است، ارزشمند است. این فرآیند در نرم افزار منابع انسانیاز درخواست رزومه گرفته تا تعیین وقت مصاحبه و ارائه پیشنهاد، کل فرآیند ورود یک فرد به سازمان را در بر می گیرد.

همچنین فرآیندهای اصلی منابع انسانی مانند مدیریت مرخصی کارکنان، مزایا، حقوق و دستمزد و سایر موارد ضروری را خودکار می کند. در نتیجه، با استفاده از تجزیه و تحلیل، این سیستم ها بینش مهمی در مورد بهره وری و اثربخشی نیروی کار یک سازمان ارائه می دهند.

نتیجه

کدام یک از انواع نرم افزارهای اتوماسیون اداری و ابزارهای پیشرفته بهینه سازی فرآیندهای سازمانی را برای خودکارسازی فرآیندهای تجاری و در بخش های مختلف سازمان خود استفاده می کنید، بستگی به فرآیندهای خاصی دارد که بیشتر به آن نیاز دارید. ابتدا با تشریح نیازهای خود و سپس شناسایی حوزه های کلیدی کسب و کار خود که آماده اجرای انواع اتوماسیون اداری هستند، می توانید بهترین راه حل را برای سازمان خود انتخاب کنید.

مثلا: اگر تیم حسابداری شما زمان زیادی را صرف تطبیق صورت‌حساب‌ها با سفارش‌های خرید و ارسال آن فاکتورها از طریق فرآیند تأیید داخلی می‌کند، ابزار اتوماسیون حسابداری و مالی می‌تواند به شما در بهبود چشمگیر این فرآیندها کمک کند. یا اگر تیم بازاریابی شما بیشتر وقت خود را صرف توسعه و ارسال محتوای مرتبط برای مشتریان می کند، نرم افزار اتوماسیون بازاریابی برای کسب و کار شما مناسب است.